SURAT

       I PENGERTIAN

Surat adalah media informasi yang digunakan untuk menyampaikan komunikasi secara tertulis dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Surat-menyurat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

              II.  Tujuan Menulis Surat

           1.    Menyampaikan informasi

           2.    Informasi mudah diterima

           3.    Terjadi penafsiran yang sama

           4.    Untuk mmendapatkan feedback 

IIII.  Fungsi Surat

                  1.    Sebagai alat bukti tertulis yang autentik

                  2.    Sebagai alat pengingat atau berfiikir

                  3.    Sebagai bukti historis

                  4.    Sebagai pedoman untuk bertindak

                  5.    Sebagai jaminan keamanan

                  6.    Sebagai duta atau wakil organisasi

                  7.    Sebagai barometer kemajuan  

 IV.  Jenis-Jenis Surat

   1.    Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

    a.         Surat Pribadi

   Yaitu surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi seseorang baik
   surat yang ditunjukan kepada teman, keluarga atau instansi tertentu. Surat pribadi dapat diguanakan
   menjadi dua macam:

     1.  Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan. Misalnya, surat perkenalan, surat untuk orang tua, dan
         sebagainya.

     2.  Surat pribadi yang isinya bersifat setengah resmi. Misalnya, surat lamaran pekerjaan, surat izin
         masuk kerja, surat tidak masuk sekolah dan sebagainya.

   b.         Surat Setengah Resmi

   Yaitu surat yang bukan dinas dan juga bukan rahasia. Contoh surat setengah resmi adalah surat lamaran.

   c.         Surat Dinas

  Yaitu surat resmi yang dibuat oleh instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas.

   d.         Surat Sosial

   Yaitu surat yang lahir dari aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya tidak terkait langsung
   dengan urusan bisnis maupun kedinasan.

   e.         Surat Niaga

   Yaitu surat usulan yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan.

  2.     Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

   a.         Kartu pos

   Digunakan untuk menulis surat yang pendek dan tidak rahasia.

   b.         Surat biasa

     Digunakan untuk:

               a.    Agar surat  tidak dibaca oleh orang lain yang tidak berkepentingan

               b.    Agar dapat mengirimkan berita yang cukup panjang

               c.    Agar dipandang lebiih sopan

 

   c.         Memorandum

 Memorandum atau memo biasanya digunkan dalam surat menyurat intern kantor. Isi memorandum ataupun memo itu singkat dari seorang pejabat yang ditunjukan kepada pejabat yang lain, yang sama tingkatnya atau kepada bawahannya. Bagian-bagian dari memorandum adalah:
1. Kepala memo
2. Isi atau badan memo
3. Penutup

   d.         Telegram

Telegram berasal dari kata tele dan gram, tele artinya jarak jauh, sedangkan gram artinya tanda atau tulisan. Jadi telegram ialah tanda atau tulisan yang diakhiri jarak jauh dan digunakan untuk mengirimkan berita dalam waktu singkat. Cara pengirimannya melalui kantor telegraf atau telekomunikasi atau melalui warung telekomunikasi (Wartel).

3.  Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat

   a.         Surat sangat rahasia

Yaitu surat yang berisi data atau dokumen yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.  

   b.         Surat rahasia

Yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lin karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.

    4.   Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya

   a.         Surat sangat segera

Surat yang harus segera diselesaikan atau di sampaikan kepada penerima secepat mungkin dan mendapat prioritas yang pertama

   b.         Surat segera

Surat yang harus segera disampaikan kepada penerima, tetapi tidak mendapat prioritas yang pertama.

   c.         Surat biasa

ialah surat yang tidak harus segera disampaikan atau diselesaikan kepada penerima, sepeti surat sangat segera atau surat segera.

Berikut contoh surat:

 1. Surat lamaran pekerjaan

        Cirebon, 02 Januari 2016

Kepada

Yth. Bapak/Ibu Pimpinan Paradiso                                                                                              

Jl. Mundu 25, Kelurahan Mundu

Cirebon

Hal : Lamaran Pekerjaan

Dengan hormat,

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama                                  : Resti Afrianti

Tempat, Tanggal Lahir       : Brebes, 10-April-1990

Usia                                    : 21 tahun

Pendidikan Terakhir           : SMKN 1 BREBES
                                            : Mahasiswa STMIK AMIKOM (AKTIF)

Alamat Asal                        : Brebes

Domisili                              : Jl.Hasanudin No. 34

Telepon                               : 0852270398754

Berdasarkan Info Kerja yang dimuat di Koran Mingguan, saya bermaksud mengajukan lamaran kerja pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi sebagai karyawan. Dengan bekal kemampuan yang saya miliki diantaranya mampu mengoperasikan komputer,Teknisi Komputer, Troubleshooting Hardware,Instalasi Hardware dan Software, Microsoft Word,Exel dan lain-lain. Saya dapat bekerja keras, rajin dan jujur, dapat bekerja secara mandiri maupun tim.

Demikian surat permohonan pekerjaan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan saya untuk dapat diterima di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

 

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa berkas sebagai berikut:

1.         Foto Copy Ijazah terakhir

2.         Daftar Riwayat Hidup

3.         Foto Copy KTP

4.         Foto ukuran 3 x 4 = 2 lembar

5.         Sertifikat Ketrampilan Khusus

                                                                                                                         Hormat saya

                                                                                                                       

                                                                                                                 Resti Afrianti

2.  Surat pesanan

TOKO  MANIS JADI

Jalan Nanas No. 72

Klaten

No:  28/S/PM/1994                                                                 28 Agustus 1994        

kepada

Bapak Sayuti Adam

Jalan Legok No. 26

Blitar

Hal:  Pemesanan Barang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan semakin menipisnya persediaan, kami ingin menambah stok  beberapa jenis buah-buahan yang hampir habis.

Oleh karena itu kami akan memesan beberapa jenis  buah antara lain sebagai berikut :

1.      30 keranjang buah jeruk @  Rp. 50.000,00/keranjang

2.      20 keranjang buah apel @  Rp. 80.000,00/keranjang

Setiap keranjang berisi 100 buah.

Kami harap pembungkusan lebih teliti agar tidak rusak dalam perjalanan. Pembayaran kami kirim melalui BRI, setelah di kurangi potongan sebesar 10% dari pembelian. Pembayaran kami lakukan setelah barang diterima.

Kami tunggu secepatnya kirima barang dari saudara. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama saudara kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                           Hormat kami,

                                                                                                            TOKO MANIS JADI

                                                                                                            Darmawan

3. Surat penawaran

PT SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
SURABAYA (60174)

No: 21/BG/II/2016                                                                 14 April 2016
Lamp: 1
Hal: Penawaran mesin-mesin kantor

Kepada
PT BANGUN GEMILANG
Jalan Mahesa Barat No. 203
SEMARANG

Dengan hormat,

Sebelumnya kami ucapkan terima kasih atas kepercayaan saudara dalam memilih produk kami. Berdasarkan surat saudara pada tanggal 20 Januari 2015 dalam penawaran mesin-mesin kantor.

Bersamaan ini kami akan memberikan brosur tentang produk yang dibuat beserta daftar hargannya.

No	Jenis Barang	Harga barang
1.	Mesin cetak/ print	Rp. 3.500.000
2.	Mesin fotocopy	Rp. 4.750.000
3.	Komputer	Rp. 4.000.000
4.

            Kami akan memberikan diskon sebesar 10% , apabila saudara membeli produk sebayak 20-100 buah mesin kantor. Jika saudara berminat untuk membeli produk kami, tolong segera hubungi secepatnya.

Kami tunggu kabar dari saudara, atas perhatiannya dan kerja samanya ucapkan terima kasih.

                                                                                                Hormat kami,
                                                                                                PT SARANA PRODUKSI JAYA

                                                                                                Resti Afrianti

  4. Surat pemberitahuan pengiriman barang

PT  DIAN MITRA

Jalan pangeran antasari No. 72

JAKARTA

No:  30/PM/VIII/1995                                                                               30 Agustus 1995

Lampiran: 1

Kepada

Toko Intan Baiduri
Jalan kesturi 23
KUNINGAN

Hal: Pemberitahuan pengiriman  barang

Dengan hormat,

Berdasarkan surat saudara pada tanggal 19 Agustus 1995 tentang pemesanan barang telah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa barang-barang yang dikirim adalah sebagai berikut:

 1. 12 set kursi tamu @ Rp. 775.000
 2. 5 set meja makan @ Rp. 600.000

Barang-barang kami kirimkan melalui Eltha. Barang-barang kami kemas menggunakan pengepakan khusus dengan kertas rumput agar tidak terjadi kerusakan. Bersamaan dengan barang pesanan kami kirim pula hadiah langsung berupa taplak meja makan bordir, karena saudara telah memesan sebelum tanggal 20 Agustus 1995. Disamping itu kami lampirkan pula faktur atas pembelian barang-barang tersebut.

Semoga barang-barang yang kami kirim dapat saudara terima sebelum tanggal 5 September 1995. Atas perhatian dan kesediaan saudara kami ucapkan terima kasih.

                                                                                           

Hormat kami,

PT Dian Mitra

Firma Yuniar

 5. Contoh faktur

PT DIAN MITRA

Jalan Pangeran Antasari No. 72

JAKARTA

                                                                                                30 Agustus 1995

Kepada
Pemilik Toko Intan Baiduri
Jalan kesturi 23
KUNINGAN

FAKTUR

NO: 30/PM/VIII/1995

Sesuai dengan order saudara No. 19/PM/V/1995

No	Nama barang	Banyaknya	Harga
			Satuan	Harga
1.	Kursi tamu	12 set	Rp. 775.000	Rp. 9.300.000
2.	Meja makan	5 set	Rp. 600.000	Rp. 3.000.000
				Rp. 12.300.000
3.	Diskon 10%			Rp. 1.230.000
				Rp. 11.070.000

Yang menerima                                                                                                                    Hormat kami PT DIAN MITRA 

Darisman                                                                                                                      Firma Yuniar

6. Surat izin tidak masuk sekolah
                                                                                                          Brebes 20 Februari 2016
Yth. Wali kelas III
SD Gandasuli 1
ditempat,

Dengan hormat

Sya berlaku kakak dari adik saya yang bernama:
Nama  : Shabila khoerulica
Kelas   : III

Dengan ini memberitahukan bahwa pada hari ini adik saya tidak dapat mengikuti pelajaran seperti biasanya dikarenakan sakit oleh karena itu saya mohon izin.

Demikian surat ini saya sampaikan. Atas perhatiannya dan kebijakan Bapak/Ibu, kami ucapkan terimakasih.

                                                                                                           Hormat saya


                                                                                                            Resti Afrianti
7. Surat tidak masuk kerja

  Brebes, 22 Februari 2016

Kepada

Yth. Kepala bagian keuangan

PT INDOFARMA

Jl. Veteran No. 4

Jakarta

Dengan hormat

Sehubungan dengan adanya kepentingan untuk menjenguk saudara saya yang sedang sakit pada tanggal 22 Februari 2016, dengan ini saya sampaikan kepada Bapak bahwa saya tidak dapat masuk keja seperti biasanya selama tiga hari (tanggal 22-24 Februari 2016).

Tugas-tugas yang saya tinggalkan selama tidak masuk akan saya selesaikan setelah masuk bekerja kembali.

Demikian pemberitahuan saya, mohon Bapak mengizinkannya, atas perhatianya saya ucapkan terima kasih

Hormat saya

Resti Afrianti   


 8. Surat Permintaan

   PT SAKTI JAYA

JL. Ciledug Raya No. 134

Jakarta